Datenschutzhinweise für unseren Newsletter, Verteiler und das Bestellformular

Stand: 09.11.2026

Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen ist:

ebeling office GmbH
Mittelhöfer Straße 11-13
34587 Felsberg
Vertreten durch Sven Ebeling
E-Mail: post@ebeling-office.de

Diese Hinweise gelten für verteiler.ebeling-office.com, newsletter.ebeling-office.com und bestellungen.ebeling-office.com. Sie erläutern die Verarbeitung beim Aufruf der Seiten, bei Newsletteranmeldung und Abmeldung, bei Bestellungen sowie im zugangsgeschützten Dashboard.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an post@ebeling-office.de.

Technische Bereitstellung und Hosting

Wir setzen Sebastian Kogga, handelnd als Kogga.IT, für den technischen Betrieb und ALL-INKL.COM, Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, für das Hosting in Deutschland ein. Die Dienstleister verarbeiten die hierfür erforderlichen Daten nach unseren Weisungen.

Kogga.IT ist unser Auftragsverarbeiter. All-Inkl ist von Kogga.IT als weiterer Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Beim Aufruf der Seiten werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Hierzu gehört die IP-Adresse. Zweck ist, die angeforderten Inhalte auszuliefern, den Betrieb zu sichern und Störungen oder Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die sichere und zuverlässige Bereitstellung unserer Angebote.

Zur Abwehr von Missbrauch speichern wir IP-Adressen nur als Hashwert für Anmeldeversuche und Drosselung und löschen diese Einträge nach 30 Tagen. Die Server-Protokolle des Hosters werden nach dessen Fristen gelöscht.

Newsletter und Monatsangebote

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die für die geschäftliche Ansprache hinterlegten Kontaktangaben, um Ihnen Angebote zu unseren Produkten und Dienstleistungen zu senden.

Bei einer Anmeldung mit Einwilligung ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für Bestandskundenwerbung vollständig vorliegen, verwenden wir die im Zusammenhang mit einem Verkauf erhaltene Adresse für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Information unserer Kunden über passende eigene Angebote. Dabei beachten wir § 7 Absatz 3 UWG.

Die Daten stammen aus Ihrer Anmeldung oder aus unserem Kundenmanagementsystem. Die für Werbung verwendeten Bestandsdaten stammen aus Käufen, Anfragen, Messen, Besuchen unseres Außendienstes und Anmeldungen über unser Webformular. Übernommen werden Firma, Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und die Einordnung als Kunde oder Interessent.

Wir verwenden Kontaktdaten zu Werbezwecken nur, solange die jeweilige Grundlage besteht. Bei Widerruf oder Widerspruch endet die entsprechende werbliche Nutzung. Wir prüfen den Bestand regelmäßig und löschen dauerhaft unzustellbare oder nicht mehr benötigte Adressen.

Bei einer selbst veranlassten Newsletteranmeldung senden wir Ihnen eine Nachricht mit einem Bestätigungslink. Erst nach Bestätigung wird die Adresse für den auf Einwilligung beruhenden Versand freigeschaltet. So prüfen wir die Anmeldung und erschweren die Verwendung fremder Adressen.

Wir verarbeiten dafür die E-Mail-Adresse sowie die erforderlichen Angaben zum Anmelde- und Bestätigungsvorgang. Als Nachweis speichern wir Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die IP-Adresse als Hashwert. Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO für die gewünschte Anmeldung und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c in Verbindung mit Artikel 7 Absatz 1 DSGVO für den erforderlichen Einwilligungsnachweis. Soweit darüber hinaus Daten zur Missbrauchsabwehr erforderlich sind, stützen wir diese Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser Interesse ist der Schutz vor unberechtigten Anmeldungen.

Nicht bestätigte Anmeldungen werden nach 7 Tagen gelöscht. Bestätigte Einwilligungsnachweise werden während ihrer Verwendung und anschließend nur für den erforderlichen Nachweiszeitraum aufbewahrt. Dieser beträgt drei Jahre nach Ende der Verwendung.

Abmeldung, Widerspruch und Sperrvermerke

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine Werbeeinwilligung können Sie ebenfalls jederzeit widerrufen. Nutzen Sie dafür den Abmeldelink in der Nachricht oder schreiben Sie an post@ebeling-office.de. Für die Abmeldung ist kein Dashboardkonto erforderlich.

Wir verarbeiten die betroffene Adresse und die erforderlichen Angaben zu Ihrer Abmeldung, um die weitere Zusendung zu unterbinden. Rechtsgrundlage für die Umsetzung Ihrer Rechte ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit Artikel 7 Absatz 3 und Artikel 21 Absatz 3 DSGVO, soweit jeweils anwendbar.

Soweit es erforderlich ist, erneute Werbung auf Grundlage einer Interessenabwägung zu verhindern, speichern wir einen auf diesen Zweck beschränkten Sperrvermerk. Unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO ist die zuverlässige Beachtung Ihres Werbewiderspruchs auch bei späteren Datenimporten. Die Daten werden nicht für Werbung verwendet.

Eine Sperre für eine ganze geschäftliche Domain kann auf einen entsprechend berechtigten Wunsch eingerichtet werden. Wir prüfen den Umfang und erforderlichenfalls die Befugnis. Ihre persönliche Abmeldung bleibt davon unabhängig wirksam.

Ein Sperrvermerk enthält nur die Adresse oder Domain, das Datum und die Art der Sperre. Wir prüfen alle drei Jahre, ob er noch erforderlich ist, solange die Adresse in unseren Kundendaten vorkommen kann. Wenn die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, wird der Vermerk gelöscht. Ein ausdrückliches Löschbegehren wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Voraussetzungen geprüft.

Bestellformular und Eingangsbestätigung

Wenn Sie das Bestellformular verwenden, verarbeiten wir Ihre Angaben zu Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Kundennummer, Bestellmenge, Lieferadresse und Freitext sowie die Bestätigung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Wir verwenden die erforderlichen Angaben zur Bearbeitung Ihrer Bestellung oder Anfrage, zur Zuordnung zu Ihrem Kundenkonto, zur Lieferung und zur Kommunikation über den Vorgang. Dazu gehört die Eingangsbestätigung per E-Mail. Eine Bestellung oder die Zustimmung zu unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist keine Newslettereinwilligung.

Ist die bestellende natürliche Person selbst unser Vertragspartner, stützen wir die hierfür erforderliche Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Handeln Sie als Kontaktperson für ein Unternehmen, ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit diesem Unternehmen. Für gesetzliche Aufbewahrungspflichten gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

Die für eine Bearbeitung erforderlichen Pflichtangaben werden im Formular gekennzeichnet. Pflicht sind Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Menge und die Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Telefon, Kundennummer, Lieferadresse und Freitext sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben können wir die Bestellung oder Anfrage nicht vollständig bearbeiten. Bitte geben Sie in das Freitextfeld keine für die Bearbeitung unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Daten ein.

Die Daten erhalten bei Bedarf die mit Bearbeitung und Lieferung befassten Stellen. Das sind Paket- und Speditionsdienste, soweit für die Lieferung erforderlich, sowie bei Direktlieferung unsere Großhändler.

Wir speichern Bestelldaten, solange sie für die Abwicklung und anschließende berechtigte Nachweiszwecke benötigt werden. Aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe sind regelmäßig sechs Jahre und Buchungsbelege regelmäßig acht Jahre aufzubewahren. Der Lauf beginnt grundsätzlich mit Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen bleiben vorbehalten. Nicht erforderliche zusätzliche Formulardaten werden früher gelöscht. Im Verteiler werden Bestellungen nach zwei Jahren gelöscht. Abgebrochene Eingaben werden nicht gespeichert. Die gesetzliche Aufbewahrung erfolgt in unserer Buchhaltung.

Kampagnenbezogene Klickzahlen

Wir zählen Klicks ausschließlich als Gesamtsumme je Kampagne. Wir erstellen daraus keine individuellen Öffnungs- oder Klickprofile. Für die Zählung werden keine Empfängerkennungen oder individuellen Nutzungsverläufe gespeichert oder mit Bestellungen verknüpft.

Soweit dafür beim technischen Aufruf vorübergehend eine IP-Adresse verarbeitet wird, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine datensparsame Bewertung der Nutzung unserer Angebote. Dauerhaft anonyme Summen erlauben keine Zuordnung zu einer Person.

Dashboard, Zugänge und Freigabeprotokoll

Das Dashboard ist für berechtigte Mitarbeiter bestimmt. Wir verarbeiten Kontodaten und die für Anmeldung, Berechtigungsverwaltung und sicheren Betrieb erforderlichen Informationen. Bei Kampagnenfreigaben protokollieren wir Zeitpunkt, Benutzer und den Hash der bestätigten Textfassung. Gespeichert werden außerdem der freigegebene Inhalt und die Empfängerauswahl. Freigaben und Protokolle werden nach drei Jahren gelöscht.

Zwecke sind der Schutz des Zugangs, die Steuerung des Versands und die Nachvollziehbarkeit von Freigaben. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind ein sicherer Betrieb und die Zuordnung geschäftlicher Freigaben. Soweit einzelne Verarbeitungen der Beschäftigtendaten für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, gilt § 26 Absatz 1 BDSG.

Zur Aufrechterhaltung der ausdrücklich gewünschten Anmeldung verwenden wir ein technisch erforderliches Login-Cookie. Dafür ist nach § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich auf die zuvor genannten Grundlagen.

Das Cookie heißt kv_sid, gilt nur für verteiler.ebeling-office.com und endet mit dem Schließen des Browsers. Auf dem Server endet die Sitzung spätestens nach 12 Stunden. Das Bestellformular nutzt ein gleichartiges Sitzungscookie kv_bestellung nur zum Schutz vor Fremdanfragen. Konten werden gelöscht, wenn der Zugang nicht mehr benötigt wird. Ohne die erforderlichen Anmeldedaten und das notwendige Login-Cookie ist das Dashboard nicht nutzbar.

Wir setzen keine Analyseprogramme zur personenbezogenen Besucherauswertung und keine Werbecookies ein.

Empfänger und Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Zugriff erhalten nur die für den jeweiligen Zweck zuständigen Personen und die erforderlichen technischen Dienstleister. Weitere Empfänger ergeben sich aus den vorstehenden Abschnitten.

Die Hostingdaten werden bei All-Inkl in Deutschland gespeichert.

Speicherung und Ihre Rechte

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine vorrangige gesetzliche Pflicht oder erforderliche Aufbewahrung zur Rechtsverfolgung entgegensteht. Daten für solche Aufbewahrungszwecke werden entsprechend beschränkt verwendet. Sicherungskopien des Hosters werden nach dessen Zyklus überschrieben, nach den Angaben von All-Inkl spätestens nach etwa vier Wochen. Bei einer Wiederherstellung werden wirksame Abmeldungen und Löschungen erneut berücksichtigt.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht bei automatisierten Verarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruhen.

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Für Direktwerbung gilt das oben hervorgehobene uneingeschränkte Widerspruchsrecht. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der zuvor aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an post@ebeling-office.de.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Sie. Ein Profiling findet im beschriebenen Angebot nicht statt.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes.

Für unser Unternehmen ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Informationen und Beschwerdemöglichkeit beim HBDI